PRINCIPES DE BASE DE LA GESTION FINANCIÈRE
Pour les des dons d’argent et les dons en nature, la personne responsable des ressources aura avantage à suivre certaines procédures de tenue de livres pour faire en sorte que l’argent des dons soit utilisé conformément aux volontés des donateurs et pour éviter toute apparence de malversation.
Lorsque la famille éprouvée reçoit de l’argent comptant ou des chèques, la personne qui reçoit le don doit aussitôt le remettre aux responsables des ressources désignés. Les responsables des ressources doivent :
Inscrire les dons dans un carnet ou un logiciel.
Inscrire les transactions régulièrement pour déterminer le solde afin que les dépenses ne dépassent pas le solde disponible.
Conserver les reçus et le carnet ensemble dans une grande enveloppe.
Voici un moyen simple et rapide d’organiser un carnet à cette fin :
Si vous recevez des dons plus importants (plus de 1 000 $), songez à ouvrir un compte d’épargne ou un compte chèques conjoint pour mettre cet argent de côté et en sécurité. Votre banque offre ce type de compte.
Faites ouvrir un compte conjoint selon les modalités de vos autres comptes.
Si vous ne prévoyez pas utiliser l’argent à court terme, ouvrez un compte d’épargne. Ouvrez plutôt un compte chèques si vous comptez utiliser l’argent pour les dépenses courantes.
Par souci de transparence, demandez un compte à deux signatures. L’un des signataires pourrait être un membre de la famille de l’enfant disparu, et l’autre, quelqu’un de l’extérieur de la famille. Pour débiter le compte, il faudra chaque fois obtenir les deux signatures.
Continuez d’utiliser votre carnet selon la méthode décrite précédemment pour inscrire les sommes déposées et les chèques tirés. Prenez soin également d’écrire les numéros de chèque sur les factures.
Assurez-vous d’emblée de savoir exactement à quel usage l’argent est destiné et prenez-en note. Par exemple, « nous utiliserons cet argent pour payer l’affichage sur des panneaux publicitaires, les dépenses de la famille éprouvée (c.-à-d. loyer, vêtements) et les dépenses des volontaires (c.-à-d. repas, vérifications d’antécédents). » Conservez cette liste avec le carnet tel qu’expliqué précédemment.
Le groupe coordonnateur du Plan de mobilisation locale ne peut délivrer de reçus fiscaux à moins d’avoir un numéro d’organisme de bienfaisance et de se conformer aux exigences de l’Agence du revenu du Canada (reddition de comptes, etc.) pour les organismes de bienfaisance enregistrés. Vous pouvez délivrer un reçu à une personne qui fait un don en argent ou par chèque, mais prenez soin de mentionner clairement qu’il ne s’agit pas d’un reçu fiscal, mais plutôt d’une reconnaissance d’une somme reçue. Si la famille éprouvée préfère que des reçus fiscaux soient délivrés aux donateurs, elle pourra désigner une œuvre de bienfaisance qui recevra les dons. La famille éprouvée pourra prendre des dispositions avec l’œuvre de bienfaisance choisie pour faire délivrer des reçus fiscaux aux donateurs. Rappelez-vous simplement que les dons doivent être versés directement à l’œuvre de bienfaisance pour que celle-ci délivre un reçu fiscal.
Si tout semble indiquer que l’argent ne sera pas utilisé à court terme, la famille éprouvée pourra décider de créer un fonds spécial destiné à un usage particulier. La création d’un fonds spécial doit se faire en consultation avec un conseiller en placements, une institution financière ou un avocat.