TÂCHES DE L’ARCHIVISTE

La principale tâche de l’archiviste consiste à obtenir une copie de tous les documents essentiels générés dans le cadre du Plan de mobilisation locale : avis de recherche, registre des volontaires, formulaires d’enregistrement, fiche de suivi des avis de recherche, registre des appels, comptes-rendus d’opérations de recherche, photos utilisées, photos prises, etc. L’archiviste doit conserver ces copies en lieu sûr. Cette mesure s’impose parce que ces documents sont très importants et pourraient permettre à l’enquête de parvenir à un dénouement heureux. Elle s’impose aussi parce que ces documents contiennent possiblement des renseignements personnels sur des personnes qui participent aux efforts de recherche, et il est important que ces informations ne tombent pas entre de mauvaises mains.

Éléments à considérer pour l’archiviste :

• Les documents doivent être conservés en lieu sûr.

• Les documents peuvent être conservés sur support électronique ou papier.

• Les documents se conservent plus facilement sur support électronique. Prenez toutefois soin de faire des copies de secours sur un disque dur externe ou sur CD.

• Les documents papier peuvent être inscrits dans un grand livre, puis placés dans des chemises identifiées et rangés dans des boîtes. Cette méthode de classement est en outre utilisée par la police.

• Lorsque l’enfant est retrouvé, l’archiviste doit trouver un endroit sûr pour ranger tous les documents. Détruisez les documents confidentiels à la déchiqueteuse après qu’une copie de toute cette information ait été remise à la police.

• On conseille que l’archiviste tienne aussi un registre quotidien de toutes les activités du groupe coordonnateur du Plan de mobilisation locale. Cela implique de parler à toutes les personnes impliquées pour obtenir un compte-rendu de leurs activités du jour.